Je to krásné letní pátek ráno a jste připraveni na útěk z kanceláře. Pak zkontrolujete doručenou poštu a krčíte. Možná přísahám. Tady to je - název zprávy červeně, vykřičník je označen jako naléhavý. Váš sen o slunečné páteční šťastné hodině na pláži se rozplyne, když čtete požadavek, který dnes potřebujeme do 16:00.
Všichni jsme tam byli. Obávaný požární cvičení - kancelářský žargon pro neplánované, nečekané, vysokoenergetické vniknutí do vašeho klidného pátku. Protože přiznejme si to, požární cvičení se nikdy nestane ve správný čas, že?
Tyto naléhavé situace nejedí jen do vašich plánů na odchod brzy v pátek odpoledne - často také trhají zbytek vašeho seznamu úkolů na kousky. Najednou jste celý den strávil jedním požárním cvičením, zatímco zbytek vašich povinností spadl na vedlejší kolej. Jak to udržet pohromadě a zůstat na trati, když tyto bomby poklesnou na vaší produktivitě?
Bez ohledu na to, kde pracujete, tyto mimořádné události budou nepochybně součástí pracovního života. Pomocí těchto tipů k nim přistupujete s novou perspektivou, takže se mezi nimi můžete pohybovat efektivněji a rychleji se zotavovat - av ideálním případě jim v budoucnu zabránit.
Objasněte přiřazení
Není nic horšího, než roztrhnout úkol ohněm a poté mu bylo řečeno: „To není přesně to, co jsem chtěl.“
Když se pohybujete rychle, často zapomínáte klást otázky, které vám poskytnou jasný záměr pro to, co byste měli doručit. A když je váš manažer v panice, nemusí být ani stoprocentně jasný. Kladení dobrých otázek - jako je následující - vám může ušetřit spoustu času:
-
Jaký je problém, který se snažíme vyřešit? To vám pomůže objasnit, jaký by měl být konečný výsledek. Než se ponoříte, chcete si být jisti, že vaše práce bude řešit daný problém.
-
Jaký je přesný výstup, který musíme poskytnout? Očekává se, že vytvoříte diapozitivy, tabulky, vyprávění nebo něco jiného?
-
Co je hnací silou, že je třeba ji dokončit do 16:00? Váš šéf to možná bude chtít vidět do 16:00 - i když to není splatné až do poloviny příštího týdne - aby měl čas na to. Pokud tomu tak je, může se otevřít okno a znovu projednat časovou osu.
-
Jaké další možnosti máme? Možná již byla provedena práce, kterou lze namísto toho, aby něco vytvořil od nuly, znovu použít a aktualizovat.
-
Jaké další informace potřebujeme, abychom to dokázali? Jakmile se dostanete k naléhavému úkolu, přemýšlejte o tom, koho ještě budete muset zatáhnout a pak je uvést do pohotovostního režimu. Zavolej Megan v účetnictví s heads up, že budeš potřebovat čísla, nebo zavolej Dorindu do zákaznického servisu, aby jí věděla, že potřebuje chytit nejnovější data průzkumu.
- Jaká je příležitostná cena přesunu každého na tuto požární cvičení? Dejte někomu vědět, co z tohoto talíře dnes kvůli tomuto vývoji spadne. To vám pomůže určit, zda by požární cvičení mělo být skutečně vaší prioritou, nebo zda by jiný z vašich projektů měl udržet vaši pozornost.
Znovu projednejte časovou osu
Jednou jsem pracoval pro manažera, který byl odhodlán přenést na vedoucí pracovníky. Kdyby měla na to něco tři dny, vyžadovala bychom, abychom vše zahodili a udělali to za pár hodin. I když tento rychlý obrat má prostě za cíl zapůsobit na vyšší, znamená to, že to bohužel znamená požární cvičení pro všechny ostatní.
Pokud máte pocit, že se to může stát, promluvte si se svým šéfem. Zjistěte, zda můžete znovu vyjednat časovou osu, aby se nejednalo o úplné zhroucení produktivity, ale přesto to uděláte tak, aby vypadal jako rocková hvězda. Pokud se dokážete koupit i za dalších 24 hodin, je vrták snesitelnější a přitom vám dává čas věnovat se původně plánované práci.
Nestřílejte pro dokonalost, pokud to udělá „First Pass“
V mé rané kariéře byly požární cvičení vrah, protože jsem byl posedlý prací, abych zajistil, že je to naprosto dokonalé. Poté - poté, co jsem to několikrát opakoval - jsem si uvědomil, že požární cvičení často vyžadují pouze „první průchod“ nebo hrubý počáteční tah.
Než začnete pracovat na požárním vrtáku, zkontrolujte, kde se práce skončí, až budete hotovi. Pokud to není pro exekutivu nebo klienta (zatím), nezasahujte do toho a snažte se jej vylepšit. Požární cvičení často umožňují první průchod něčím, co může být později revidováno a zdokonaleno.
Rychle obnovit
Požární cvičení vás může zbavit kurzu toho, na čem jste pracovali, a to i poté, co jste skončili s řešením nouzového stavu. Chcete-li se rychle vrátit zpět na trať, mějte vždy po ruce viditelný seznam úkolů v reálném čase. V závislosti na tom, jak nejlépe pracujete a jaký typ tabletu nebo smartphonu používáte, si můžete prohlédnout své aplikace, jako je todoista, Google Keep, Any.do, Wunderlist nebo HabitRPG, a sledovat své vynikající úkoly.
Když se zabýváte požárními cvičeními, přesouvejte položky nahoru nebo dolů v seznamu podle toho, čeho ještě máte čas splnit. To vám pomůže cítit se produktivně, přestože ztratíte nějaký čas.
Je také užitečné mít v zadní kapse několik osvědčených hackerů produktivity, které vám pomohou rychle se dostat zpět. Například můžete použít metodu Pomodoro k nastavení časovače na 25 minut a pak dávkovat všechny své (základní) úkoly související s e-mailem. Pak udělejte totéž pro telefonní hovory, pak to samé pro přípravu na schůzky, které máte příští týden. Shromážděním a oráním podobných úkolů získáte opět pocit, že se věci dělají navzdory požárním cvičením.
Proveďte kontrolu po akci
Poté, co se obrazový kouř vymaže, zatímco je paměť každého nová, svěží, povídejte si se svým týmem o tom, co se stalo a proč. Má tým slepé místo? Bylo to špatné plánování, které se proměnilo v pohotovost každého? Bylo to něco, čemu se dalo zabránit?
Abychom se v budoucnu vyhnuli požárním cvičením, musí váš tým získat informace o tom, co se stalo, a zjistit, co můžete udělat, abyste tomu zabránili v budoucnu.
Promluvte si se svým šéfem
Pokud ve vaší kanceláři existuje konzistentní vzorec požárních cvičení, je čas na konverzaci jiného druhu. Zvažte povzbuzení svého šéfa, aby prozkoumal vzorec a viděl, co může udělat pro snížení frekvence.
Buď faktický a přímý: „Carmen, v posledních třech týdnech jsme měli sedm ohňových cvičení, které stáhly tým z klíčových priorit. Výsledkem je, že naše výsledky v projektu ABC sklouzly, a to nevypadá dobře pro nás ani pro vás. Co můžeme udělat pro snížení této závislosti na nouzových obratech a část této práce začlenit do našeho pravidelného plánu? “
Poukazem na frekvenci a náklady na tyto cvičení můžete vytvořit novou úroveň povědomí. A tím, že budete mít strategii obnovy, nebudete mít pocit, že jste celý den strávili zdůrazňováním toho, čeho jste nedělali.
