E-mail současně revolucionizoval náš profesní život a učinil z nich bolest hlavy.
Na revoluční straně je schopnost posílat lidem včasné zprávy - a dostat je přímo před jejich tváře po všechny hodiny - docela úžasná. Můžeme oslovit ostatní, aniž bychom přerušili jejich večeře, probouzeli je v noci nebo je nechali zastavit uprostřed setkání, rozhovoru nebo jiné události, abychom nás vzali na vědomí. Zároveň si však uvědomujeme, že naše zprávy budou pravděpodobně vidět během několika minut nebo hodin od jejich odeslání.
Na straně plné bolesti hlavy však e-mail narušil naši kvalitu života, schopnost vykonat práci a - pro mnohé - jakýkoli pocit pohody. Studie v posledních letech ukazují, že průměrný odborník utratí až jednu třetinu svého pracovního týdne přímo v doručené poště. Pro zaneprázdněné profesionály, kteří si nemohou dovolit vzdát se jedné třetiny denních hodin, se to také často promítá do mnoha pozdních nočních hodin strávených procházením zpráv, jen aby se probudili a našli tu desítky nových právě čekajících.
A po měsících nebo letech tohoto cyklu si dokážete představit, jak by se osoba na přijímajícím konci vašeho oh-tak důležitého e-mailu mohla cítit jen trochu trochu zlobí, než ji dokonce otevře.
Jak tedy můžete tento nástroj využít ve svůj prospěch - ať už je to prostřednictvím aktivního hledání zaměstnání nebo ve vašem každodenním profesním životě - aniž byste vytvořili trosky v doručené poště druhé strany nebo aby se cítili pohřbeni?
Krok 1: Zeptejte se sami sebe: „Je tato zpráva dostačující k zasloužení si e-mailu?“
Buďme upřímní. Přiměřené procento poznámek, které posíláte (zejména obávané kouzlo „Myslím, že půjdu dopředu a kouzla CC všichni“), pravděpodobně nebylo nutné zasílat. Mohli jste vyskočit přes stůl svého spolupracovníka, poslat rychlý text nebo si vymyslet, co to je, všechno podle vaší osamělosti.
Takže předtím, než pepř postříká půdou komunikací, zeptejte se sami sebe: „Je třeba to poslat?“ A hned poté (za předpokladu, že vaše první odpověď je „ano“), zeptejte se sami sebe: „Je to nejlepší médium pro zprávu, kterou potřebuji? sdělit?"
Pokud ano, pokračujte.
Krok 2: Využijte řádek předmětu
Pokud chcete, aby vaše zpráva byla přijata příznivě, přečtěte si rychle a pokud je to vhodné, odpovězte, postupujte takto: Strategizujte přímo od předmětu.
Spíše než vyhození v některých kryptických, nadužívaných nebo plně nudných předmětech (např. „Sledování“ nebo „Otázka“ nebo „Potřebujete pomoc“), uchopte osobu na hello. Vezměme si například: „Role Bill Smith – Marketingová role manažera“ nebo „Včasná žádost - podpis podepsat do poledne čtvrtek“. Heck, pokud je vaše zpráva dostatečně krátká, udělejte celý e-mail předmětem předmětu („Mohu si půjčit vaši kancelář @ 2“ PM dnes? “)
Jde o toto: Předpokládejme, že váš e-mail bude sedět ve shluku s partou dalších v doručené poště příjemce. Působivý řádek předmětu pomůže zajistit, aby bylo čteno (a reagovalo) včas.
Jo, a vedlejší poznámku, vyhradit možnost „označit tuto naléhavou“ pro skutečně naléhavé situace. Nejrychlejší způsob, jak někoho obtěžovat, je „red flag“ něco, co je naléhavé nikomu kromě vás.
Krok 3: Ulehčete věci na druhé straně
Jako člověk, který každý den přijímá více než 100 e-mailů, pracuji velmi tvrdě, abych usnadnil život lidí, kterým posílám e-maily. A miluji to jako blázen, když pro mě udělají totéž. Jak konkrétně to můžete udělat?
Zaprvé, pokud je vaše poznámka spíše informativní, než něco, na co očekáváte odpověď, zvažte začátek něčím jako: „Není potřeba žádná odpověď - jen jsem ti chtěl dát vědět…“
Tím se také sníží zátěž vaší doručené pošty, protože druhá strana se nebude cítit nucena poslat poznámku zpět: „Díky za to“ nebo „Zpráva přijata.“
Dále mějte věc co nejkratší. Projděte a korigujte před zasažením odeslat. Je to stručné? Dokážete vyříznout něco, co není důležité? Dostali jste se do bludného proudu myšlenek a skončili s 14 odstavcovou esejí? Neposílejte nic těžkopádného, pokud můžete stejnou zprávu dostat napůl s kopií.
Také, pokud máte jeden nebo dva body „nemůžete minout“, které se pokoušíte udělat, zvažte jejich tučnost tak, aby je recenzent okamžitě viděl. (Jen si dejte pozor - nechcete, aby to vypadalo, že na člověka křičíte.)
A konečně pracujte jako šílený, abyste do jednoho e-mailu, ne do pěti, vložili vše, co potřebujete ke komunikaci. Občas, „Jejda! Zapomněl jsem připoutanost! “Nebo„ Oh, ještě jedna věc… “Škytavka se nazývá lidská. Rutinní odesílání tří nebo čtyř rychlých zpráv jedné osobě - protože jste si neshromáždili své myšlenky před tím, než si sedli u svého počítače - nebude považováno za roztomilé.
Určitě byste se neměli vyhýbat zasílání e-mailů někomu úplně ze strachu, že budou zlobí, že jste se odvážili vyplnit svou doručenou poštu. Je to jeden z nejlepších nástrojů obchodní komunikace, který máme, zejména pro ty z nás, kteří pracují s lidmi ve více časových pásmech.
Ale použití strategie ve vašem přístupu - a ohleduplnost na příjemce - vám určitě pomůže maximalizovat sílu zprávy a šance, že dostanete příznivou odpověď.
