Přikývnete, když všichni kolem vás mluví o tom, jak dosáhnou doručené pošty nulové. Ale pravdou je, že se nikdy nebudete cítit, jako byste se tam dostali.
A na vaši obranu je to proto, že dostanete zprávy, které vyžadují zdlouhavé nebo promyšlené odpovědi. Někdo požádal o váš názor a chtěli byste mít čas na jeho formulaci. Nebo pro vaši recenzi existuje pětistránková příloha - takže ji musíte zkontrolovat. Nebo chcete určitým způsobem vyjádřit svou odpověď a chtěli byste počkat, až budete čerství.
Standardní řešení pro tuto situaci všeho sání. Můžete „potvrdit příjem“, ale zní to velmi formálně a není řečeno, kdy vám druhá osoba podá poznámku, která zhruba překládá na „A…?“ Můžete nechat automatickou odpověď na 24–7, ale můžete to nemusí být váš styl - a stále neposkytujete konkrétní odpověď. Nebo si můžete jen vzít čas, ale necháte druhou osobu přemýšlet a čekat.
Je tu trik, do kterého jsem se nedávno dostal, to vyřešilo tento problém pro mě. Mám v úmyslu odpovědět do 24 hodin (ne-li mnohem dříve), s řádkem, který mi koupí nějaký čas. Uspokojuje druhou osobu, že jsem na tom, dává mi čas sledovat, když to funguje podle mého rozvrhu, a dostává mě mnohem blíže k doručené nule. Zde jsou tři z mých oblíbených.
1. „Přibližně budu v kontaktu“
Měl jsem bývalého šéfa, který vždy zdůrazňoval význam řízení očekávání. Informování lidí na front-endu vám umožní obejít zmatek a frustrace. A nejlepší způsob, jak toho dosáhnout, je - podle slov populárního přísloví - podslib, nadměrný výkon.
Pokud jednoduše čekáte týden, až se někdo dostane zpět, bude předpokládat, že to považujete za nízkou prioritu - a to nikoho necítí dobře. Pokud ho však hned napíšete a objasníte, kdy budete v kontaktu, zdá se, že pro vás bylo opravdu důležité poskytnout časovou osu co nejdříve lidsky.
Nastavením očekávání, kdy může očekávat důkladnou reakci, jste přemýšlivý. A pokud toto datum překonáte, už nejste osobou, která na odpověď reagovala pět dní: Vy jste osoba, která řekla, že bude potřebovat týden, ale odpověděla o dva dny dříve.
2. „Protlačuji se proti termínu“
Když odkládáte žádost, lidé často rádi vědí proč. Přemýšlejte o tom: Pokud se někdo zastaví u vašeho stolu, aby brainstorming, pravděpodobně bude vyhozen, pokud řeknete „ne“, a pak se vrátíte zpět na klávesnici. Je však méně pravděpodobné, že se urazí, pokud jí řeknete, že to nemůžete, protože jste zaneprázdněni přípravou na schůzku (nebo jinou zcela platnou omluvu, jako je zabalení projektů před dovolenou).
Tato odpověď odpovídá podobné logice. Sdílením toho, co je na vaší desce, můžete umožnit, aby se vaše připojení vcítilo do pracovního vytížení. Bude vědět, že ji ignorujete; spíše jste zaujati a potřebujete několik dní, než jí můžete věnovat plnou pozornost e-mailem.
Vyzkoušel jsem tento přístup a zjistil, že lidé oceňují, že jsem si dokonce vzal čas, abych se vrátil v tak časem rozdrceném stavu. Místo toho, aby mě o den či dva později frustrovali nebo e-mailem znovu hledali odpověď, přáli mi hodně štěstí a řekli mi, abych se vrátil, když to pro mě fungovalo.
3. „Rád bych to vedl kolegou, který je mimo úřad“
To je další řádek, na který jsem narazil pouhým vyslovením pravdy. Většina mého týmu byla mimo kancelář před několika týdny, a tak jsem musel odložit všechny reakce, které vyžadovaly interní zpětnou vazbu nebo schválení.
Místo toho, abych odpověděl, jako bych jim dal běh kolem, lidé byli - opět - velmi pochopení. Všichni jsme měli tyto pracovní dny, když máme svázané ruce, a protože jste sdíleli, že nemůžete urychlit vaši odpověď, není důvod, aby vás druhá osoba tlačila, abyste napsali.
Včasná odpověď na e-maily má smysl pro všechny zúčastněné. Pomůže vám vyčistit vaši doručenou poštu a pomůže druhé osobě získat veškeré informace, které potřebuje. A i když nemusí být vždy možné dát plnou odpověď, je téměř vždy možné něco říct. Takže přeskočte napůl promyšlenou nebo spěšnou odpověď a vyberte řádek, který vám koupí nějaký čas. Váš kontakt bude mít pocit, že se opravdu zajímáte, a umožní vám věnovat čas, který potřebujete k dobré práci.
