E-mail je v nejlepším případě jednou z nejúčinnějších forem komunikace - může být krátký, sladký a odeslaný na cestách, aby byly vaše otázky zodpovězeny nebo vaše zpráva byla překročena.
To znamená, že vaše doručená pošta může způsobit více problémů, než to vyřeší, když namísto nezmyslové, zkrácené odpovědi obdržíte odpověď jedné věty, která v podstatě neznamená nic. Na rozdíl od telefonního hovoru - kde můžete pomocí odlivu a toku konverzace pokračovat v kladení stejné otázky novými způsoby - může být obtížné usilovat o nové informace prostřednictvím e-mailu.
Dobrou zprávou je, že kryptické e-maily obvykle spadají do jedné ze dvou kategorií a existuje strategie reakce na každý typ. Čtěte dále pro běžné pachatele a nejlepší přístup pro každého z nich.
1. Odpověď „Nečetl jsem e-mail“
První druh kryptického e-mailu je ten, který vás nutí přemýšlet o tom, proč jste v první řadě trápili psaní. Zasíláte e-mailu svému šéfovi, že váš let je uzemněn, a on napíše zpět, že vás uvidí v kanceláři „za pár hodin.“ Nebo požádáte skupinu voličů o aktualizované adresy a polovina z nich vám všechny pošle jejich informace a druhá polovina vám pošle pouze jejich telefonní čísla.
Ugh. Jak těžké je přečíst e-mail?
Ve skutečnosti je to váš výchozí bod. Jak se říká, je snazší změnit sebe, než změnit ostatní. První věc, kterou byste měli udělat, je tedy objektivní kontrola e-mailů. Trénujete lidi, aby je nečetli, pohřbením otázky v e-mailu s pěti odstavci? Přemýšleli jste o výše uvedeném příkladu, zmínili jste se o zpožděném letu na konci dvoustránkového shrnutí vaší služební cesty (které váš šéf plánoval později přezkoumat)? Vyzkoušejte naše pokyny a ujistěte se, že se vaše e-maily čtou - a odpověděli.
Ale když píšete jasnější e-maily, je příště dobré a dobré, jak byste měli hned reagovat na své čtenáře? Nejlepší přístup je představit klíčovou informaci jako „novou informaci“ (což vysvětluje, proč píšete zpět).
V případě výše uvedených příkladů byste mohli vyzkoušet: „Nové informace od letecké společnosti: let pravděpodobně nezačne až ráno. Vypadá to, že strávím večer v Chicagu, “nebo„ Děkuji za zaslání vašeho telefonního čísla; mohl byste také poslat aktualizovanou adresu, když dostanete šanci? “Udržujte ji co nejkratší (jeden nebo dva řádky, takže se nic nedá přehlédnout) a zároveň zdvořile opakuji to, co potřebujete.
2. Reakce „Toto není pro mě priorita“
Vymyslíte si situaci a zeptejte se vedoucího kolegy, zda byste se měli přiblížit k A nebo B, a jeho odpověď zní: „Hodně štěstí.“ Nebo požádáte o nový kontakt, kdy by bylo vhodné se připojit, a ona říká, že by se ráda - ale zanedbává zahrnutí všech skutečných časů.
Zní povědomě? Mám nějaké špatné zprávy: Osoba, se kterou koresponduješ, prostě ne, že ti teď odpoví.
Samozřejmě existuje rozdíl mezi e-mailem, který vás odmítá rovnou, a e-mailem, který dává čas, kdy může být váš kontakt dostupnější - například: „Rád bych se setkal s kávou, ale jsem zaplaven skrz konec měsíce “půjde o přirozené sledování kroucení zpět za pár týdnů.
Ale odmítavá odpověď bez dalších informací - např. „Kdy mohu vidět některá čísla?“; „Jistě.“ - navrhuje, aby vám informace, které potřebujete, nebyly pro čtenáře prioritou.
Pokud je to určitě priorita pro vás, je čas získat jeho pozornost nebo pozornost. Zkuste odpovědět tímto vzorcem:
- Informace, které potřebujete
- Pevný termín
- Potvrzení pomocí otázky.
Například: „Vím, že jste o tomto víkendu měli několik akcí, ale potřebuji revidovaný odhad stravování do středu - do té doby to budete moci poskytnout?“ Nebo „Moje schůzka s klientem je naplánována na 10:00 v pátek ráno; je možné poskytnout krátké poznámky k mé prezentaci dříve? “Zaměření na to, co potřebujete, zaměří čtenáře; včetně konkrétního data („příští úterý“ na rozdíl od „během příštích několika týdnů“) se vám zobrazí seznam priorit; a končící otázkou znamená, že vás příjemce musí napsat zpět.
Může to být frustrující, když si někdo vezme čas na odpověď, ale nevynaloží úsilí, aby vám poskytl potřebné informace. Pomocí tipů výše zjistěte problém a odpovězte způsobem, který vám pomůže dokončit práci.
