Všichni tam byli: Dostanete e-mail, který vás nutí udělat si dvojitý pokus. Jistě, ta druhá osoba je zjevně frustrovaná nebo naštvaná, ale stále se od vás očekává, že na ni odpovíte. Co byste měli dělat? Jak reagujete?
Zatímco služby interních kancelářských zpráv a textových zpráv stále rostou v oblibě, e-mail je stále nejdůležitějším a nejpoužívanějším komunikačním nástrojem v práci - proto je rozhodující vaše schopnost používat jej co nej profesionálnějším způsobem. To znamená, že to, jak reagujete ve výše uvedené situaci, má potenciál pozitivně - nebo negativně - ovlivnit vaši kariéru. I když si myslíte, že právě reagujete podobným tónem.
Ano, vím, že zůstat profesionálem za všech okolností se snadněji říká, než udělá. Odpovídání na e-maily v práci je samo o sobě umění a reakce na emocionální zprávy ji posouvá na jinou úroveň.
Tato příručka vás provede vaší odpovědí, abyste se mohli vyhnout konfliktům a dokončili svou práci.
Krok 1: Přestávka
Možná budete chtít znovu načíst e-mail, který jste dostali, abyste se ujistili, že máte pravdu - můžete to udělat - ale nezačněte psát odpověď hned teď. Váš kolega, šéf nebo klient nechal své emoce diktovat, co napsal. Tuto chybu neopakujte. Udělejte si pauzu a nechte vychladnout.
Jednou z výhod e-mailu je, že nemusíte odpovídat okamžitě. Někdy je vhodné sestavit odpověď hodiny. Využijte to. I když cítíte napětí a druhá strana čeká na vaši odpověď - určitě máte alespoň pár minut. Vstaňte od stolu, ochlaďte svou mysl a dejte si svačinu nebo sklenici vody. Pomůže vám to vyhnout se reakci na kolena.
Krok 2: Neskočte na závěry
Buďte upřímní: Reagujete tak, jak jste, protože čtete mezi řádky? Když se zabýváte příliš emotivními e-maily, můžete si myslet, že cítíte hněv nebo frustrace osoby vyzařující skrz obrazovku. A budete se cítit nuceni předpokládat, že je toho víc než to, co tam je.
Neměli byste však hádat, co druhá strana ve skutečnosti znamená. Posoudit záměry druhých na základě několika vět (a prostřednictvím filtru vlastního mozku a způsobu, jakým komunikujete) je špatný nápad.
Odolejte pokušení přejít na jakékoli závěry. Prostě si přečtěte slova, získejte informace a připravte se na profesionální odpověď.
Krok 3: Udržujte to krátké
Nezapomeňte, že vaším úkolem je poskytnout co nejpřesnější odpověď - a nic víc. Odpusť odpovědi na to, co ten druhý mohl myslet.
Strukturujte svůj e-mail tak, aby obsahoval pouze jednu hlavní zprávu. To neznamená, že by se mělo skládat pouze z jedné věty, ale to znamená, že pokud někdo kritizuje vaši prezentaci a požádá o kopii statistik, které jste citovali, zakládáte svou odpověď na poskytování statistik (a ne obhajujete své přihlašovací údaje) ).
Tímto způsobem si můžete být jisti, že druhá strana přečte vaši odpověď a pochopí ji přesně tak, jak to myslíte. Poslední věcí, kterou chcete, je bránit se jen proto, abyste zjistili, že váš kolega vás ve skutečnosti nekritizoval; ale že jen ohromně vyjádřila svou zpětnou vazbu.
Krok 4: Buďte přímočarí
Obecně je dobrý nápad vyhnout se sarkasmu a ironii ve vašich pracovních e-mailech - zejména pokud se situace již cítí zahřátá. Někdy můžete uvažovat o žertování, abyste uvolnili napětí, ale tento plán by se mohl snadno odrazit.
Mějte na paměti, že čtenář nebude moci vidět vaše výrazy obličeje nebo gesta a může vás velmi špatně interpretovat. Uložte si proto svou ochrannou známku pro osobní rozhovory - a pro méně zdlouhavou výměnu.
Krok 5: Požádejte o pomoc
Pokud váš e-mail není důvěrný, je vhodné požádat o pomoc. Možná váš kolega ví lépe, jak se vypořádat se svým rozzuřeným šéfem, nebo vám váš manažer pomůže najít správný přístup k vašemu zmatenému klientovi.
Můj šéf jednou dokázal interpretovat e-mail, který jsem dostal od jednoho z našich klientů, protože ji velmi dobře znal. Ujistil mě, že bych ji neměl brát osobně, protože se na tom podílely i další faktory. Poté jsem se mohl uklidnit a napsat naprosto vhodnou odpověď.
Když obdržíte rozzlobený e-mail, nenechte se urazit. Lidé vysílají emocionální zprávy, když nejsou s něčím spokojeni, cítí se zklamaní nebo dokonce zmatení. Měli byste pracovat za předpokladu, že s vámi nemá nic společného - to znamená, že byste se měli nechat nechat odvádět od tónu, aby odváděl svou práci a profesionálně reagoval.
