Vážení vyjednavači,
Zmatený firemní komunikátor
Vážení,
Je to už 20 let, co podnikatelé začali používat e-mail, a stále jsme nepřišli na způsob, jak se vyhnout většině problémů, které způsobují.
Podle Dr. Randi Gunthera, klinického psychologa z jižní Kalifornie, riskujeme, že se navzájem nekomunikujeme, pokud nedokážeme použít některý z pěti způsobů komunikace: slova, tón hlasu, dotyk, držení těla a výrazy obličeje.
Když mluvíme po telefonu, upravujeme to, co říkáme, nejen v reakci na mluvená slova, ale také na tón, kterým jsou tato slova doručována. Je náš obchodní partner náročný a drsný, naléhavý a direktivní, chladný nebo teplý, pochybný nebo jistý, náhodný nebo formální? Více či méně přirozeně přizpůsobujeme svůj vlastní tón tak, aby odpovídal druhému člověku nebo jej snížil, pokud se jeho teplota zdá být příliš vysoká pro řešení problémů ve spolupráci.
Ale i telefon nám chybí plné vyjádření našich nápadů. Když mluvíme po telefonu, chybí nám řeč těla a výrazy obličeje, což může vést k pochybnostem, když zdůrazňujeme naši jistotu, odpor, když požadujeme shodu, nebo humor, když se vyhýbáme konfliktu.
Přidejte k těmto deficitům naše vzájemné ignorování kontextu, ve kterém každá strana komunikuje, a vy máte to, co profesor Raymond A. Freidman z Owen Graduate School of Management nazývá „hluboce asociální konverzací“.
To je špatná zpráva.
Dobrou zprávou je, že „samotná slova“ jsou schopna komunikovat kontext a tón, jakož i empatii, vášeň, zvědavost a pochybnosti. Pokud by tomu tak nebylo, neplakali bychom, když by nás naši rodiče četli Bambi , necítili bychom se zlobí, když čteme o nejnovějších etnických čistkách, a nesmáli bychom se smát při čtení vtipného sloupce v našem zdroji na Facebooku. Je to jen trochu víc péče.
Zde je jen několik způsobů, jak můžeme k jednáním vedeným e-mailem přidat vhodný tón, texturu, kontext a emoce - pomocí ukázkového skriptu, který můžete přizpůsobit své vlastní situaci.
1. Nastavte scénu a přiveďte pocit do konverzace
3. Zmínit pocity, které obchodní komunikace obvykle chybí
6. Nebojte se zmínit své vlastní pochybnosti
7. Na závěr zdůrazněte vysokou míru důvěry ve vaši schopnost najít vzájemně prospěšné řešení
Stručně řečeno, přivezte co nejvíce své vlastní osobnosti, zušlechtěných emocí, respektu ke svému vyjednávacímu partnerovi a optimismu ohledně vaší schopnosti dosáhnout dohody, jak jen můžete. Čím více napodobujete konverzaci „skutečného života“ v e-mailu, tím méně místa bude pro podezření a nedorozumění. Tato ukázková konverzace ponechává vašemu partnerovi vyjednávání spoustu prostoru k hledání vysvětlení, klást otázky a předkládat další návrhy. To samo o sobě by mělo zabránit nedorozuměním vedoucím k slepé uličce.
Nemám důvod pochybovat o tom, že jste, jak říkáte, dobrý při jednáních jeden na jednoho a osobně. Začleňte do svého e-mailu jakékoli vlastnosti, které těmto vyjednávacím schůzkám přinesete, ať už se jedná o sympatičnost, autoritu, srozumitelnost, starost o blaho, sdílené hodnoty nebo dovednosti při řešení problémů vašeho partnera.
Hodně štěstí s vašimi konkrétními výzvami a neváhejte nám napsat více podrobností, lepší vysvětlení nebo zprávu o úspěchu nových dovedností, které jste uvedli do práce při vašich e-mailových jednáních.
Tento článek je součástí naší řady Zeptejte se odborníků - sloupec věnovaný pomoci vám vyřešit vaše největší profesní obavy. Naši odborníci jsou nadšeni, že zodpoví všechny vaše vypálené otázky. Jeden můžete poslat e-mailem na adresu editor (at) themuse (dot) com a pomocí předmětu Zeptat se odborníka v předmětu.
