E-mail. Ať už řídíte několik lidí, velký tým, nebo jen sami sebe, může to pomoci i zabránit vašemu úspěchu. Protože, jak jsem si jist, že jste si všimli, čím více lidí spolupracujete, tím více zpráv se vytváří, a čím náročnější je projít je během pěti minut, které máte mezi schůzkami typu back-to-back.
I když nemůžu zamávat kouzelnou hůlkou a vyřešit tento problém za vás, mohu vám říci, že jsem našel systém, který pro mě jako manažera opravdu funguje - všechno se děje v tom, že ve vaší doručené poště mám pár důvěryhodných štítků. (Pokud nevíte, jak je používat, zde je 101 pro Gmail a Outlook.)
Na rozdíl od filtrů, které používám pro trvalé archivování, jsou tyto tři dočasné a slouží pouze k tomu, abych upozornil na důležité věci. Jakmile adresuji zprávu, odeberu štítek a soubor tak, jak jsem normálně.
Takže bez dalších okolků:
1. „BLOCKER PRO DALŠÍ“
Ano, tohle je ve všech čepicích. Dokonce jsem změnil barvu v doručené poště, aby byla červená. Každé ráno procházím svou doručenou poštou, abych se ujistil, že jsem identifikoval kritické zprávy, které vyžadují mou odpověď. (Aka: Bez mé odpovědi se lidé nemohou pohnout kupředu. Vůbec.) Tím, že jsem je konkrétně identifikoval, zajistím, že nebudu upřednostňovat rychlé odpovědi před důležitými.
Na konci každého dne se ujistím, že všechny zbývající e-maily s touto značkou jsou zpracovány jako první. A kromě výjimky se neodhlásím na noc, dokud to není hotové. Nejen, že to znamená, že nikoho nezdržím, ale že můžu každý den skončit s vědomím, že jsou vyřešeny ty nejnaléhavější problémy.
2. „Jméno každého, s kým se pravidelně setkáváte“
Každý týden se setkávám s každým z mých přímých reportů, a zatímco v dokumentu Google o věcech máme průběžnou agendu, o které se má diskutovat, zjistil jsem, že někdy rychlé otázky nebo FYI propadají trhlinami.
To pro mě změnilo vytvoření jednoho štítku pro každou osobu se svým jménem, například „Pro Lindsay“ a „Pro Yusuf.“ Když e-maily přicházejí skrze moji doručenou poštu, myslím, že by pro ně byly relevantní nebo chci aktualizaci na, přidám značku se svým názvem. Pak na mých týdenních schůzkách mohu rychle vyhledat, jestli s nimi o všem mluvím, než se sbalíme. Jakmile je tato mise splněna, odstraním značku.
I když to používám pro své přímé zprávy, můžete jej použít pro kohokoli , s kým se pravidelně setkáváte, od svého vlastního manažera po marketingový tým až po projektového manažera.
3. „Rychlá odpověď“
Už jsem o tom psal dříve, ale zjistil jsem, že je nesmírně užitečné mít seznam e-mailů, na které mohu odpovědět do pěti minut nebo méně. Když čekám ve frontě na kávu, vezmu metro několik zastávek nebo brzy na schůzku, nyní mám svou první zastávku (ano, před Twitterem nebo Instagramem), abych se ujistil, že vyřídím jakékoli požadavky.
Nejlepší část této značky? Získáte super pocit, velmi rychle.
A to je vše, tři jednoduché štítky, které můžete snadno nastavit jedno odpoledne. Máte nějaké další triky doručené pošty, které vám pomohou spravovat? Sdílejte je se mnou na Twitter @acav!
