Moje nejoblíbenější dny v práci jsou to, čemu říkám „fialové komíny“. Moje společnost používá Kalendář Google a barva pro můj osobní rozvrh je fialová, takže v těch strašných dnech nevidím nic jiného než kousky času zablokovány od 9:30 dop. do 18:30. Vždy mě nutí přemýšlet: „Jak se to sakra stalo?“
Kromě toho, že v těchto dnech nemám prostor pro dýchání ani pro skutečnou práci, se obávám, že jsem „ten chlap“, který musí mít schůzku na špičce před schůzkou, a pak strávit více času později, aby zjistil, co mi chybělo nebo kdo ukazuje až pozdě na mou příští schůzku, protože ta předchozí trvala příliš dlouho. (Protože jsem psal o tom, že na schůzky nikdy nebudu pozdě nebo nepřipravený, moji spolupracovníci mě udržují pod kontrolou!)
„Busyness“ je takový trik. Cítíme, že čím déle jsou naše seznamy úkolů, tím úspěšnější jsme. Cítíme, že čím více máme na talířích, tím úspěšnější jsme. Ale protože když vám přebalený talíř dá něco jiného než křeče nebo potravní kóma? Nemusí to tak být a já proti němu bojuji otevřeně.
Schůzky končí v našich kalendářích dvěma způsoby: protože je přijímáme a protože je vytváříme. Právě v těchto rozhodovacích bodech můžeme dělat věci trochu jinak, abychom si vzali zpět naše kalendáře a dali sobě (a našim spolupracovníkům) čas na přípravu a produktivitu. Zde jsou tři způsoby, jak toho dosáhnout:
1. Mluvte
Než odešlete nebo přijmete pozvání na schůzku, ujistěte se, že rozumíte tomu, co by mělo a jak byste se měli připravit. Pokud tak neučiníte, promluvte si s organizátorem a poslouchejte, zda existuje konkrétní program. Pokud žádný neexistuje, požádejte ho, aby jej vytvořil (nebo ještě lépe, dobrovolně pomůže). Nejlepší agendy jsou specifické s časovým rozvržením, aby bylo zajištěno, že jsou pokryty všechny relevantní položky. Pokud není dost času na vytvoření agendy, dobrovolník, který pomůže organizátorovi sledovat hodiny.
Pokud schůzku organizujete, naplánujte si, jak dlouho by měla schůzka trvat. Pozvánky kalendáře Google jsou standardně nastaveny na jednu hodinu a je snadné kliknout na tlačítko „odeslat“, aniž byste přemýšleli o jejich zkrácení, ale toto nastavení lze změnit! Budete překvapeni, kolik můžete pokrýt za 15, 30 nebo 22 minut. V závislosti na vašem vztahu s organizátorem, pokud vidíte, že schůzka je naplánována na hodinu a nevěříte, že by měla být (protože rozumíte účelu a očekávaným výsledkům), požádejte o zkrácení času.
A konečně, pokud jste přijali pozvání na schůzku, která končí ve stejnou dobu, kdy je naplánováno zahájení další schůzky (vážně, jak se přesvědčíme, že můžeme být na dvou místech najednou?), Informujte organizátora předem, že budete muset toto setkání brzy opustit. V ideálním případě to povzbudí organizátora, aby schůzku dokončil v době, kdy potřebujete odjet. Přinejmenším se budete cítit pohodlně, aniž byste to museli přerušit, a organizátor nebude překvapen, když tak učiníte. V případě dalšího pojištění pokračujte a informujte organizátora vaší příští schůzky, že můžete přijet pozdě.
2. Vyplňte svůj čas
Jakmile je čas schůzky potvrzen, a pokud je v kalendáři místo, ochraňte jej! Přidejte 15-30 minut před a po schůzce nazvané „Přechodný čas“. Před schůzkou použijte čas k přezkoumání veškerých materiálů, udělejte si koupelnovou přestávku a dorazte na místo před začátkem. Po schůzce je dobré období, abyste se zamysleli nad materiálem, který je stále čerstvý. Je rozumné očekávat, že spolupracovníci budou respektovat vše, co je ve vašem kalendáři; pouze plánují všude, kde je společný volný čas. Takže pokud se schůzka zalomí ve 3 odpoledne a vy zablokujete čas na rekapitulaci poté, pravděpodobně (doufejme?) Se nebude chtít začít novou schůzku v 15:15 nebo 3:30.
3. Zablokujte svůj čas
Toto je svatý grál produktivity: mít kusy času - dokonce i dny! - bez schůzek. BuzzFeed prohlásil úterý a čtvrtek za schůzku zdarma. Můžeš? I když to může vyžadovat úmyslné úsilí vrcholového vedení vaší společnosti vyčistit celý den, stojí za to se podívat na vlastní pracovní návyky, abyste zjistili, kdy dosáhnete nejlepší práce. Jste ranní člověk, nebo se opravdu po dvou odpoledních začnete hýbat? Prohlédněte si svůj rozvrh a podívejte se, kde můžete blokovat dvě až čtyři hodiny jen jednou týdně, abyste se zaměřili na výrobu nebo výrobu. Mohli byste od té chvíle ve vaší společnosti nastavit trend!
To je můj závazek vzít kalendář zpátky! Kdo je se mnou?
