"Zbavte se veškerého papíru."
Byl jsem projektový manažer pracující v kanceláři starosty New Yorku, a to byl úkol, který jsem byl pověřen splněním. V byrokracii se stovkami tisíc zaměstnanců, tisíci papírových procesů a omezeným rozpočtem na nové technologie jsem byl požádán o vypracování plánu digitalizace téměř všeho.
Byl to skličující projekt, kdybych ho někdy viděl. Ve skutečnosti to bylo téměř nemožné vzhledem k omezením, ve kterých jsem pracoval. Ale nemohl jsem zvednout ruce a říci ne. Měl jsem práci a musel jsem někde začít.
Eliminace projektových prací nebyla bez úspěchu. Ve skutečnosti to bylo blíže k nekvalifikovanému selhání. Pokud dnes vstoupíte do jakékoli kanceláře v New Yorku, určitě najdete papír naskládaný na psacích stolech, v doručených a odeslaných schránkách a recyklovaných nádobách.
Přesto mě projekt naučil více o tom, jak začít ohromující úkol, než jakýkoli úspěch, jaký jsem kdy měl. Zde je návod, jak jsem se naučil brát něco zdánlivě nepřekonatelného a řešit ho kousky velikosti.
1. Vyhodnoťte inventář velkého obrazu
New York má desítky oddělení, z nichž každé má desítky divizí, z nichž každé má své vlastní interní procesy. V kartotékách a krabicích již existuje papír a papír, který je třeba vytvořit, když zákazníci a zaměstnanci vyplní formuláře a aplikace. Bylo pro mě nemožné vědět, kde začít, než jsem zhodnotil všechny procesy tvorby papíru tam. Které z nich generovaly nejvíce papíru? Které z nich se digitalizaci propůjčily a které měly komplikující faktory, jako je potřeba přijímat peníze? Který by vytvořil největší třesk pro nejnižší dolar?
Strávil jsem solidní několik týdnů zkoumáním každého oddělení, abych získal cit pro rozsah úsilí. Provedení tohoto počátečního posouzení může pomoci definovat váš rozsah a také to, co patří uvnitř a mimo něj. Může vám pomoci sdělit svým nadřízeným šíři úkolu a získat zpětnou vazbu o tom, na čem jim nejvíce záleží. A to vám pomůže orientovat se v cestě k logickému výchozímu bodu.
2. Najděte příklad úspěchu v menším měřítku
V případě eliminace projektového papíru ministerstvo zdravotnictví nedávno provedlo projekt na redukci papíru, který byl vyzván kancelářským krokem. Nechtěli si vzít s sebou všechny své papírové záznamy, pokud to nemuseli, ale nevěděli, které z nich vzít a které zanechat. Realizovali tedy vícefázový projekt: Definujte, co je zákonně třeba zachovat, zničte to, co nebylo, a skenujte cokoli, pro co není vyžadována tištěná kopie. Implementovali technologii a personál tak, aby se to stalo, a měli výsledky, které za to ukázali.
Jedna velikost ne vždy vyhovuje všem a nové úvahy vyvstávají, když zvětšujete měřítko konkrétního projektu. Příklad úspěchu však nabízí nejen osvědčené metody k dosažení stejného cíle, kterého chcete dosáhnout, ale také vám umožní poučit se ze selhání druhých. Poskytuje model, který můžete použít jako výchozí bod. Možná bude třeba jej upravit, rozšířit nebo přizpůsobit tak, aby vyhovoval vašim vlastním cílům, ale je snazší na něco reagovat, než začít od zcela prázdného plátna.
3. Identifikujte nízko zavěšené ovoce
Ano, „ovoce s nízkým věšákem“ je určitě někde na seznamu nadměrně používaných kancelářských žargonů, takže tomu říkáme, co to je: jednoduché věci. Věci, které stojí nejméně a zabírají nejméně času. V případě eliminace projektových papírů to znamenalo například zbavit se zastaralé papírování, vytvořit jednoduché online formuláře a zlikvidovat záznamy dlouho po uplynutí jejich doby platnosti.
Existuje několik důvodů, proč začít s jednoduchými věcmi. Za prvé, dává vám nějaké zářezy na opasku. Tento pocit pohybu dopředu, jak jen to může být, je důležitou psychologickou výhrou. To vám dává hybnost, palivo pro náročnější práci před námi. A za druhé, umožňuje vám ukázat pokrok účastníkům projektu a vytvářet víru ve vaši schopnost plnit budoucí fáze práce.
4. Rozložte své největší překážky
I když zrušíte malé úspěchy, je důležité vzít ten pocit neskutečně rostoucí výzvy a rozbít jej na konkrétní překážky. Bez jejich pojmenování je mnohem obtížnější vyvinout strategie k jejich překonání. Ve světě papírové eliminace byla jednou z překážek složitost sběru dat vložených do online formuláře a druhá vyhovovala zákonným požadavkům na elektronické podpisy.
Rozložení těchto překážek může vést k objevu, že vnímaná překážka není tak velká výzva, jak jste původně předpokládali. Alternativně by to mohlo osvětlit hlavní zátaras, o kterém jste si mysleli, že je menší. Vědět, jaké překážky jsou na začátku, vám zabrání slepé straně, když už jste na kolena. Může vám také pomoci při sestavování zdrojů, které budete potřebovat k jejich řešení, ať už jde o politickou podporu, financování nebo odborné vedení.
5. Ukončete práci
Čínský filozof Lao Tzu skvěle řekl: „Cesta tisíce mil začíná jedním krokem.“ Je také pravda, že cesta tisíce mil sestává ze čtyř menších cest po 250 mil nebo 10 cest po 100 mil. Rozbití vašeho skličujícího projektu do zvládnutelných fází je mnohem méně skličující. A to vám dává realistické prozatímní milníky, abyste se zaměřili na jeden a druhý krok.
Ve snaze digitalizovat papírové procesy ve vládě New York City bylo několik možností postupného ukončení práce. Jedním z přístupů bylo řešit určitý počet oddělení současně. Dalším úkolem bylo začít určováním toho, který papír lze odstranit, pokračovat implementací technologie pro její digitalizaci a ukončením školením personálu a inzercí nové technologie zákazníkům. Nejlogičtější způsob, jak postupně ukončit ohromné množství práce, se bude lišit v závislosti na povaze samotné práce, ale vždy stojí za to se s ní vypořádat, než se dostanete příliš hluboko.
6. Nastavte očekávání
Ať už děláte cokoli, neslibujte to, co si nejste jistí, že dokážete dodat. Zeptejte se, co potřebujete, aby se to stalo. A pokud to nemůžete získat - ať už jsou to lidé, peníze nebo technologie -, vysvětlete způsoby, které by mohly ovlivnit vaši časovou osu. Někdy výkonný pracovník požádá o něco, aniž by porozuměl práci potřebné k jeho dosažení, ale jakmile spojíte své hodnocení a identifikujete překážky, jste v pozici, abyste mohli tuto nuanci sdělit.
Potřesení hlavou a běh opačným směrem je běžná a někdy oprávněná reakce na nejdrcující projekty. Ale je zaručeno, že vás nikam nedostanou. Dokonce i ten nejnáročnější úkol může být vyřešen správným výhledem, solidním porozuměním práce před námi a řadou realistických a dosažitelných milníků, které byste si mohli vyzkoušet.
