Zvedněte ruku, pokud jste se ocitli v jedné z následujících situací v práci:
- Schůzka, která proběhne a nutí vás, abyste se ukázali pozdě na další schůzku, nebyli schopni dokončit projekt včas, nebo vynechat událost po skončení práce.
- Setkání, které je tak zmatené, vy jste z toho přišli přemýšlet, co se právě stalo?
- Setkání, které skončí, je úplnou ztrátou času.
Vidím všechny ruce ve vzduchu? Myslel jsem si. Každý jeden z těchto problémů lze vyřešit jednou jednoduchou věcí: programem schůzky .
Jaký je tento magický koncept? Dokument, který obsahuje následující položky:
- Co musíte předem připravit nebo přinést na schůzku
- Kdo se účastní
- Proč se setkáváte a jaké cíle chcete dosáhnout
- O čem budete mluvit, kdo bude mluvit o čem a kolik času bude každé téma trvat na diskusi
- Jakékoli další kroky, které chcete po schůzce podniknout
Pravděpodobně jste už něco podobného použili, ale méně formálním způsobem. Možná jste například vyplnili sekci poznámek v kalendáři a dali lidem vědět, na jaké dokumenty by měli odkazovat. Nebo jste krátce rozeslali e-mail, ve kterém uvedete bod úterního setkání, na které jste právě pozvali celou společnost.
Ale mít podrobnější, konkrétní rozvržení přesně tak, jak by vaše schůzka měla a bude probíhat, může být tak neuvěřitelně užitečné. Jednak je to rozhodující dokumentace - písemným podáním toho, o čem jste mluvili a rozhodnutí, která jste učinili, máte něco, na co se můžete odvolat, pokud by někdo (včetně vašeho šéfa) zpochybnil vaše budoucí rozhodnutí.
A pro další věc, pomáhá i té nejtrubší skupině lidí, aby zůstali organizovaní a soustředěni, a zároveň je drželi zodpovědní. Lidé mohou přijít na konverzaci připravenou, což znamená, že můžete svůj omezený čas efektivně využívat společně, můžete mít jistotu, že setkání bylo produktivní, a můžete snadněji identifikovat další kroky, které lze provést.
A naštěstí pro vás jsme vytvořili šablonu agendy, kterou můžete vyplnit hned teď, a ušetříte tak čas napsáním vlastního. Jednoduše otevřete dokument, vytvořte kopii a nechte jej vyplnit vedoucího týmu.
Poté, co ji vyplníte, pošlete ji všem zúčastněným při naplánování schůzky. (Mohlo by být moudré zahrnout poznámku, která říká: Prosím, přečtěte si program schůzky dříve, než se setkáme. )
Program je užitečný pro téměř jakékoli setkání. Pro přihlášení poskytuje průhlednost a čas pro přípravu případných následných otázek, pro schůzky s klienty ukazuje vedení, pro skupinové brainstormy zajišťuje, že se nebudete rozptylovat, a pro každého to ukazuje, že si ceníte svého času.
Každý vyhraje!
