Existuje zvláštní druh podráždění, které přichází s odchodem ze schůzky pocit ještě méně jistý, co to mělo smysl, než když jste šli dovnitř (v tom případě možná někdo potřebuje tento průvodce po spuštění efektivních schůzek, šablony této schůzky nebo tento článek) nastíníte, kdy byste opravdu měli naplánovat toto setkání).
I když záležitosti nejsou tak extrémní - možná jste měli povzbuzující a poutavý rozhovor - je to stále zklamáním, pokud z toho nic nevyjde. Existuje však jednoduché řešení: e-mail po schůzce.
„Hlavním cílem je, aby každý odpovídal za stejná očekávání. Takže na stejné stránce máte tým, který pracuje na stejných cílech, které udržují věci efektivní a produktivní a také frustrují, “říká Heather Yurovsky, kariérní kouč Muse a zakladatel Shatter & Shine. "Nikdo nemá rád pocit, jako by seděli na schůzce, která měla dobrou dynamiku a potom se nic neděje."
Čtěte dál o všem, co potřebujete vědět o zasílání dokonalého e-mailu po schůzce - abyste nikdy neměli odpovědnost za zmaření pokroku v čemkoli jste se setkali.
Kdo by měl poslat e-mail po schůzce?
Dobře, možná jste všichni na myšlence následného e-mailu. Jak ale víte, jestli jste ten, kdo by to měl posílat?
Často je to zřejmé. Pokud jste uspořádali schůzku, vytvořili agendu a spustili věc, pak je pravděpodobné, že byste měli být tím, kdo uzavírá smyčku s misí po schůzce.
"Na konci schůzky je obvykle jasné, kdo je za to zodpovědný, ale někdy to tak není, zvláště pokud je to možná nový projekt, který zatím nikdo nevlastní, " říká Yurovsky. "Jen se chcete ujistit, že neodejdete, jako byste štěkali rozkazy u jiných lidí, a že to skutečně pochází od správné osoby, kterou lidé budou poslouchat a respektovat vlastnictví a termín."
Pokud jde o nejednoznačnější situaci, přemýšlejte o tom, zda má smysl postupovat k tomuto úkolu. "Na konci schůzky, pokud není zcela jasné, kdo je za ni zodpovědný, a máte pocit, že jste poslali tento e-mail poté, zvedněte ruku a řekněte:" Ahoj, rád posíláte e-mail po schůzce, pokud není někdo jinak to vypadá, že je vhodnější pocházet od nich, “říká Yurovsky. "Dobrovolník." Nevoláte nikoho, aby to na ně nasadil, ale také dáváte ostatním lidem příležitost říci: „Ach ne, myslím, že to vlastně musí pocházet od Joe.“ “
Kdo by měl být zahrnut?
Jakmile je pole „od“ vypořádáno, je čas přemýšlet o polích „do“ a „cc“. Ujistěte se, že posíláte poznámku všem účastníkům schůzky, včetně kohokoliv, kdo byl na seznamu pozvaných, ale možná se nemohl zúčastnit. Pak se zamyslete nad tím, zda by na schůzce měl být někdo, koho jste si uvědomili, a také další zúčastněné strany, které potřebují jednat nebo mít na dané téma viditelnost. A konečně, pokud máte co do činění s vyššími kolegy, zvažte kopírování jejich asistentů.
Kdy by to mělo jít?
"Nejlepší je poslat rekapitulaci co nejblíže k vyjití ze schůzky, " říká Yurovsky. "Pokud je schůzka na konci dne a vy chcete počkat, až první ráno, ráno, je to v pořádku, ale čím blíže jste k schůzce, tím více se vytvoří hybnost a nezačne klesat na dno." hromádek lidí. “
Jinými slovy, zvažte rekapitulaci prodloužení schůzky a odešlete ji, zatímco diskuse je stále čerstvá ve vaší mysli a všem ostatním. Pokud předem víte, že se touto položkou zabýváte, můžete dokonce naplánovat dopředu tím, že hned po schůzce zablokujete čas v kalendáři, abyste to dokázali.
Co by to mělo zahrnovat?
„Účelem tohoto e-mailu je dostat všechny na stejnou stránku, “ říká kariérní trenér Muse Kristina Leonardi. Ale co přesně do toho jde, aby se to stalo „záleží na povaze setkání a jaký je záměr, jaký je cíl?“ Říká Leonardi.
"Pokud se jednalo o problém nebo výzvu, která byla řešena a schůzka vyřešila tento problém nebo výzvu, může to být něco jako poděkování a blahopřání, " vysvětluje. Nebo „může to vyjasňovat role a směr v konkrétním projektu nebo následné kroky, které je třeba podniknout a kdo je má přijmout.“
Jako obecné vodítko uvažujte o provedení některých nebo všech následujících kroků:
- Poděkování lidem za jejich čas a úsilí
- Shrnutí všech klíčových bodů pokrytých nebo diskutovaných během schůzky
- Nastínění položek akce a vlastníků a lhůty pro tyto další kroky
- Připojení nebo propojení na jakékoli relevantní zdroje a dokumenty
- Vyzývám lidi klást otázky nebo se znovu dotazovat
Leonardi vás žádá, abyste jej udrželi krátký a sladký. Ale i rozsah e-mailu závisí na schůzce. Pokud přicházíte ze standardního měsíčního setkání týmu nebo z relativně rychlého a rutinního setkání s aktualizací projektu, váš e-mail to může odrážet v jeho délce. Pokud odešlete kontrolní poznámku po dvouhodinové schůzi správní rady nebo po hlubokém ponoru, bude to vypadat trochu jinak. Totéž platí pro váš tón.
"Vždycky chcete být zdvořilí, i když je to rychlý e-mail, který posíláte, " říká Yurovsky. „Chcete také napsat nejen tón organizace, ale i samotnou schůzku.“ Stručně řečeno, nespojujte neformální schůzku se svými spoluhráči příliš formálním tónem a neposílejte rekapitulaci vedení, které zní, jako bys mluvil se svými kamarády v šťastné hodině.
Jak to říká Yurovsky, „vědět, že vaše publikum má velký význam.“
Existuje šablona, kterou mohu použít?
Zatím to zní dobře? Super, teď jste pravděpodobně připraveni se k tomu dostat. Zde je šablona, kterou můžete použít částečně nebo zcela, v závislosti na konkrétní situaci.
- - doplní
- - doplní
- - doplní
- - doplní
A co příklad?
V praxi to může vypadat takto:
- Abychom byli úspěšní ve třetím čtvrtletí, potřebujeme jasnost a další školení ohledně prodeje nového produktu a také některé nové materiály pro interní a externí použití
- Vzhledem k tomu, že taktika sdílení na tomto setkání byla tak užitečná, vyzkoušíme, abychom měli čtrnáctidenní shluky, abychom častěji předávali triky a tipy.
- Nastavit a spustit školení - Jackie bude dokončena do 20. června
- Vytvořte jeden list pro interní použití - Rob bude dokončen do 25. června
- Aktualizujte prezentační materiály pro externí použití - Jorge bude dokončen do 30. června
- Nastavte opakující se shluky - Quinn bude dokončen do 1. července
