Vím, že existuje milion a jeden jiný způsob, jak spravovat své každodenní úkoly pomocí technologie. A když mám obvykle zdravé uznání za digitální řešení, vždy jsem byl někdo, kdo spravuje můj seznam úkolů pomocí dobrého starého pera a papíru. Nejenže mi to pomůže být skutečně efektivní během mých rušných obchodních školních dnů, upřednostňovat mé úkoly a pracovat, i když nemám data buněk, ale doslova nic uspokojivějšího než překročení dokončeného úkolu ze skutečného seznam.
Pokud jste měli potíže s hledáním organizačního systému, který pracuje pro vás, nebo se chcete pokusit zbavit digitální nepořádek a vrátit se k základům, doporučil bych tuto metodu zastřelit! Zde je návod, jak to udělat.
1. Získejte skutečný plánovač tištěných kopií
Prvním krokem v tom je samozřejmě získání nástrojů, které pro vás pracují. Je důležité použít plánovač tištěných kopií, který odpovídá vašemu organizačnímu a pracovnímu stylu. Například používám plánovače Poppin, protože zobrazují týdenní rozvrh vlevo a linkovaný papír vpravo, vejdou do mé kabelky a jsou dost levné.
Líbí se mi vidět celý týden na jedné stránce, ale pokud se vám líbí jiný typ zobrazení, podívejte se na Moleskine, která má tunu různých formátů, nebo - pokud chcete získat analogii s nákupy, také - zamiřte do místní Barnes & Noble a procházejte jeho obrovský výběr, dokud nenajdete tu správnou kondici.
2. Uveďte všechny své hlavní závazky pro tento týden
Vždy začínám tím, že vyjmenuji všechny hlavní povinnosti, které mám ve svém týdenním plánu, jen abych získal představu o tom, co budu muset naplánovat. Rád zahrnuji osobní i profesionální úkoly a události, abych získal skutečný obraz o týdnu.
Například, pokud se musím připravit na velké setkání ve středu, ale musím přestat pracovat v úterý v 18:00, abych se zúčastnil narozeninové večeře, budu vědět, že budu pravděpodobně muset pracovat pondělí.
3. Napište a upřednostněte své úkoly
Jakmile jsem začal naplňovat kalendář svými hlavními závazky, rozdělil jsem papírovou stranu mého plánovače do čtyř políček, přičemž pravý horní rámeček představoval důležité / neodkladné úkoly, horní levý představoval důležité / naléhavé úkoly a spodní dvě pole představují nedůležité / nevýznamné a nedůležité / naléhavé úkoly.
Poté vypíšu všechny úkoly, které musím dokončit za týden, ujistěte se, že jsou uvedeny v odpovídajícím poli. Například „platit kreditní kartou“ vždy jde do důležité / naléhavé schránky, zatímco „koupit zimní kabát“ je v důležité / neodkladné.
Funguje to jako upřednostňovaný systém určování priorit, protože mě nutí identifikovat, na čem a na čem musím pracovat.
Je také zásadní pro vyvolání úkolů, které jsou nedůležité / naléhavé, a pokud nebudu opatrný, často budu mít prioritu nad důležitými, dlouhodobými položkami. Například v tomto semestru pracuji na třech dlouhodobých výzkumných dokumentech, které se zítra nikdy nezdají být tak naléhavé jako něco, co by se mohlo ztratit a mohly by se snadno ztratit v hluku celého seznamu úkolů. Tento systém určování priorit mě nutí, abych uznal práci na dokumentech za důležitou a začal je psát předem.
4. Vytvořte denní rozvrh (a zahrňte prostoje)
Celé toto týdenní plánování je pěkné, ale jak mi to pomůže zjistit, co se vlastně má dělat v daný den? Každé ráno vytáhnu prázdný kus papíru (používám bílý papír do tiskárny, ale můžete také získat notebook, pokud chcete tento proces trochu třídit) a dělat tři věci.
Nejprve vypíšu denní dobu od 20:00 do 23:00 v 30minutových krocích a zadávám jakékoli schůzky, třídy a osobní závazky, které mám. Pak se podívám na svůj týdenní plánovač a vytáhnu úkoly, které chci v ten den dokončit, a snažím se ujistit, že vytáhnu alespoň jednu položku z každého ze svých čtyř polí. Nakonec vložím všechny úkoly do svého kalendáře a vyplním čas kolem schůzek.
Vzhledem k tomu, že úkoly obvykle trvají déle v praxi, mým pravidlem je rozpočet 1, 5krát více času, než si myslím, že budu potřebovat, jen abych se ujistil, že dokážu všechno zapadnout. brzy večer a hodinu chodit do posilovny, které musím udržovat v zdravém rozumu!
5. Vypněte věci
Toto je moje nejoblíbenější část procesu: ukončení úkolů, když je dokončím. Rád používám barevné tužky, jen aby se věci trochu zábavnější. Obvykle sleduji svůj denní rozvrh a poté na konci každého dne křížím všechny položky z mého týdenního seznamu úkolů.
6. Přeneste nedokončené položky
Na konci týdne je důležité zajistit, aby všechny nedokončené předměty byly přeneseny do budoucích týdnů, aby nepronikly trhlinami. V neděli v noci si obvykle sednu s červeným perem a nechávám nevyřízené položky najednou najednou, když se rozhodnu, zda je „zruším“ nebo posunu vpřed do budoucích týdnů. Jednou z krás papírového plánovače je to, že můžete opravdu tlačit úkoly, na které nemáte čas, protože je můžete psát kamkoli budete chtít - vlastně jsem právě přesunul svůj řádek „nakupování na dovolenou“ do prvního prosince v prosinci, protože Vím, že na to nebudu mít čas.
Vím, že tento proces může znít komplikovaně, ale strávit pouhých 20 minut denně plánováním vám může ušetřit hodiny. Vím, že jsem obzvláště náchylný k plýtvání krátkými bloky (např. 30 minut mezi vyučovacími hodinami), pokud jsem nepřemýšlel, co chci dělat, ale pokud jsem již vytvořil svůj rozvrh, nemusím přemýšlet dvakrát. o tom, co mám dělat se svým časem.
Doufám, že vám to pomůže zbavit se únavy při rozhodování a udělat více věcí.
