E-mailová pravidla pro profesionály

Navíc je špatná forma, aby se zkratky pravopisu, jako 'ráno'. Je velmi špatná forma ke zkrácení něčího jména (Jennifer -> Jen), pokud vás tato osoba výslovně nepožádá.

Stejně jako u každé inteligentní obchodní komunikace, je smysluplné chybět na straně příliš formální a demonstrovat, že věříte v etiketu a respekt.

Zajistěte si opravu každé zprávy, jako by na ní závisla vaše profesionální pověst.

A opravdu, vaše reputace je snadno odstraněna chudou gramatikou, špatným pravopisem a špatně zvolenými slovy.

Představte si, jak vaše profesionality přijmou hit, pokud náhodou poslat ' Musíte zkontrolovat své meth , Ala "když jste opravdu chtěli říct" musíte zkontrolovat svou matematiku, Alma ' . Nebo pokud řeknete " Dokážu to udělat intervue zítra "když myslíš" Můžu udělat zítra rozhovor '.

Korektujte každý odeslaný e-mail; dělejte to, jako by vaše profesionální pověst závisí na tom.

Stručná a jasná čára předmětů dosáhne zázraků (a pomůže vám to přečíst).

Řádek předmětu je jak název komunikace, tak způsob, jak shrnout a označit váš e-mail, aby byl snadno nalezen později. Mělo by jasně shrnout obsah a jakoukoli požadovanou akci.

Například řádek předmětu: "káva" není příliš jasný.

Místo toho vyzkoušejte "Předvolby pro kávu zaměstnanců: je zapotřebí odpověď"

Jako druhý příklad je předmět "váš požadavek"je příliš vágní.

Místo toho vyzkoušejte jasnější předmět jako:Vaše žádost o parkování: podrobnější informace jsou vyžadovány ".

Použijte pouze dvě klasická písma: Arial a Times Roman, s černým inkoustem.

Může to být lákavé přidat do svého e-mailu stylové písmo a barvy, aby to bylo úžasné, ale je lepší použít černé 12-ti nebo 10-ti písmeny Arial nebo Times New Roman. Podobné varianty jako Tahoma nebo Calibri jsou také v pořádku. A pokud upoutáte pozornost na určitou frázi nebo kuličku, pak může být pomalý červený inkoust nebo tučné písmo velice užitečné.

Problém je v okamžiku, kdy se vaše emaily začnou stát nesouvislými a nesoustředěný nebo začněte sdělovat maverick nebo rušivý postoj z vaší strany. Ve světě podnikání lidé chtějí, aby komunikace byla důvěryhodná a jasná a krátká, nikoli ozdobná a rušivá.

Vyhněte se sarkasmu a negativním / snootským tónům za každou cenu.

E-mail vždy nedokáže zprostředkovat vokální vjem a jazyk těla. To, co si myslíte, že je přímý a přímočarý, může skutečně narazit na to, že je drsné a přiměřené, jakmile je vložen do vašeho e-mailu. Nepoužívat slova "prosím" a "děkuji" způsobí záporné podproudy. A to, co považujete za humorné a světlo, by mohlo skutečně přenášet jako bláznivé a hrubé.

Poskytování úctyhodného tónu a poctivého chování v e-mailu trvá praxe a spousta zkušeností. Pomáhá, když si přečtete e-mail nahlas na sebe, nebo dokonce i na někoho jiného, ​​než jej pošlete. Pokud se něco o e-mailu zdá být špatné nebo tvrdé, přepište jej.

Pokud jste stále zasekli s tím, jak v e-mailu vyslovit tón něčeho, pak vážně zvažte zvednutí telefonu a doručování zprávy jako rozhovoru.

Pamatujte, že e-mail je navždy a po odeslání této zprávy ji nikdy nemůžete stáhnout.

Předpokládejme, že svět bude číst váš e-mail, a tak naplánujte odpovídajícím způsobem.

Ve skutečnosti je e-mail navždy. To může být předáno stovkám lidí během několika vteřin. Tuto výzvu mohou požádat donucovací a daňoví auditoři, pokud by se někdy vyšetřovalo. Dokáže to dokonce i do zpravodajství nebo sociálních médií.

Jedná se o širokou a děsivou odpovědnost, ale je to taková, že my všichni raději: to, co píšete v e-mailu, by se mohlo snadno stát veřejným poznatkem. Vyberte si slova pečlivě a pokud si myslíte, že existuje nějaká šance, že by vás mohla kousnout zpět, pak vážně zvažte, že zprávu vůbec neposíláte.

Vždy skončíte s krátkým "poděkováním" a podpisovým blokem.

Síla jemností jako "děkuji" a "prosím" je neměřitelná. Také několik vteřin, které obsahují váš profesionální podpisový blok, mluví o vašem pozornosti k detailu a že jste se podíleli na vaší komunikaci tím, že označíte své jméno a kontaktní informace.