Mezi proséváním spamu, vytvářením správných odpovědí a udržováním karet zpráv, které vyžadují následnou kontrolu, může zůstat v horní části doručené pošty pocit samé o sobě. Proto jsme vybrali mozky profesionálů, kteří přišli na tajemství efektivních a organizovaných doručených - přestože denně dostáváme stovky e-mailů. Protože mít systém na místě vám může pomoci dobýt i ty nejneobvyklejší doručené.
1. Ve složce Doručená pošta uchovávejte pouze e-maily vyžadující okamžitou akci
Nulová pošta doručené pošty může být příliš vznešeným cílem, ale bezohledností ohledně toho, které zprávy se dostanou do nemovitosti ve vaší doručené poště, se můžete dostat docela zatraceně blízko.
„Ve většině dní má v mé e-mailové schránce méně než 25 zpráv. To je záměrné. Chci mít možnost otevřít svou doručenou poštu a okamžitě zjistit, co je nejnaléhavější a vyžaduje odpověď, “říká Leigh Ann Newman, vedoucí programová manažerka v mezinárodní vládní poradenské firmě. "Tento zvyk mě nutí, abych jednal s věcmi velmi včasným způsobem."
Není neobvyklé, že Newman dostává během několika hodin více než 100 e-mailů, z nichž mnohé jsou naléhavé a zahrnují manažery na vysoké úrovni. V roce 2008 měla příležitost začít od nuly, když se její společnost během akvizice změnila na nový e-mailový systém. "Bylo to jako jarní čištění pro moji doručenou poštu." A od té doby prostě nemůžu fungovat s doručenou poštou, která je zaplavena nezodpovězenými e-maily, “říká.
2. Vytvořte „Čekající složku“ pro e-maily čekající na akci
Kam tedy směřují e-maily, ne-li vaše doručená pošta? Vytvořte „čekací složku“ pro e-maily, které vyžadují akci od někoho jiného, než budete moci odpovědět. „Je to obrovský šetřič času, “ říká Darcy Miller, odborník na pracoviště a zakladatel Pin and Pivot, který byl po mnoho let zabarikádován více než 150 e-maily denně. "Tímto způsobem tyto e-maily nevyrovnávají vaši doručenou poštu a je to skvělé místo, kde byste se měli každý den nebo týden dívat, jaké projekty ještě čekají."
Tento trik se naučil tvrdě, když během prvního roku své první práce nemohla najít přílohu e-mailu, kterou potřebovala. "Strávila jsem půl dne hledáním tohoto e-mailu, mezi tisíci e-mailů, které byly v té době v mé schránce, " říká. "Od té chvíle jsem slíbil, že převezmu kontrolu nad svou doručenou poštou!"
3. Vytvořte si podsložky nebo štítky jako svůj nový BFF
Po celé desce, doručené mavens doporučujeme vytvořit snadno dekódovatelný podsložka nebo systém štítků. Nate Masterson, generální ředitel Maple Holistics, odhaduje, že za několik dní dostane nahoru na 250 e-mailů, takže organizace je prvořadá. "E-mailové štítky jsou vaším přítelem, " radí. "Použijte je k seskupení důležitých e-mailových řetězců, takže když se potřebujete podívat na něco pro informaci, můžete tak snadno udělat."
Newman říká, že její štítky obsahují témata, o nichž mohou mít ostatní otázky, podporu pro rozhodnutí, která učinila, a referenční materiály pro budoucí obchodní potřeby. "Mám v nich archivované desítky podsložek a stovky e-mailů, " říká. "Dokážu najít to, co potřebuji během několika sekund od žádosti, protože vím, kde je uložena a jak ji rychle najít."
4. Nastavte pravidla doručené pošty nebo filtry
Mnoho poskytovatelů e-mailu vám umožňuje nastavit pravidla pro doručenou poštu nebo filtry, které za vás podniknou kroky a mohou vám pomoci rychle kategorizovat e-maily, aniž by došlo k vyčerpání jakékoli mozkové síly.
Rachel Neill, CEO, Carex Consulting Group, využívá funkce pravidel aplikace Outlook, aby zůstala na vrcholu 150 e-mailů, které jí každý den hledají cestu. "Mám nastavená pravidla, která umisťují e-maily do různých složek, barevný kód a prioritu podle odesílatele, " říká. Poté na konci dne rychle vyhledá, co ztratila. "Pravidla pomáhají zajistit, že důsledně sleduji a blokuji hluk." To mi pomáhá udržet nepořádek na minimu. “
5. Pomocí kalendáře sledujte e-maily, které vyžadují další sledování
Protože některé e-maily mohou vyžadovat více než jednoduchou odpověď, doporučuje Newman jejich přidání do kalendáře. „Pokud dostanu e-mail, který vyžaduje nejen okamžitou odpověď, ale také nějaký druh následné akce, přesunu e-mail do určeného podsložky a do svého kalendáře vložím připomenutí, které obsahuje umístění složky a datum, kdy je sledování následováno. vyžadováno, “říká.
Používá Microsoft Outlook, který umožňuje přístup k Kalendáři aplikace Outlook, ale můžete to udělat také v Gmailu. Stačí kliknout na tlačítko „Více“ na panelu nástrojů a vybrat „Vytvořit událost“.
6. Nenechte nevyžádanou poštu namířit do složky Doručená pošta
Máte pocit, že hrajete s propagačními e-maily? Pomocí tlačítka pro odhlášení buďte rychlí. Davis Siksnans, generální ředitel a zakladatel společnosti Printful, používá pravidlo propagační e-maily a informační bulletiny. Podruhé, když odstraní zpravodaj nebo propagační e-mail od konkrétního odesílatele, odhlásí se ze seznamu.
7. Vytvářejte šablony pro vaše odpovědi
Přizpůsobení jiné odpovědi na každý e-mail může být obrovským časem. Pokud zjistíte, že zasíláte stejný typ e-mailu znovu a znovu, můžete mít z udržení některých odpovědí na zásoby ve svých návrzích prospěch, které můžete snadno znovu použít.
Betsy Fein, prezident profesionální organizační společnosti Clutterbusters, často kladl otázky, které lze řešit zamčenými a načtenými odpověďmi. "Mám předem napsané e-maily, které mohu vyladit, abych je rozeslal na e-maily, které se ptají na to samé, jako" řekni mi o svých službách "nebo" jak si mám domluvit schůzku? ""
Pokud to nechcete dělat ručně, vyzkoušejte plugin MixMax Gmail nebo přejděte do nastavení a povolte odpovědi v konzervách. (Klikněte na ozubené kolo v pravé horní části doručené pošty, v rozevírací nabídce vyberte možnost „Nastavení“, vyberte kartu „Upřesnit“ a klikněte na „Povolit“ vedle „Konzervované odpovědi“.) To vám umožní uložit templované odpovědi.
8. Odložte časové bloky pro kontrolu e-mailu - a držte se jich
Pravděpodobně byste nechali svůj rozvrh otevřený pro schůzky nespecifikovaných časů a délek po celý den, tak proč dát e-mailem zdarma rozrušení, aby se vnucoval ve svůj den?
„Nenechávám svůj e-mail otevřený celý den; Během dne jsem nastavil konkrétní časy, abych procházel každý e-mail a zamyšleně odpovídal, archivoval nebo ukládal na později. Tímto způsobem nemám multitask a mohu rychleji procházet všechny své e-maily, protože se ve skutečnosti zaměřuji na úkol, “říká David Mitroff, obchodní konzultant. "Doporučuji, aby lidé začínali se třemi různými půlhodinovými bloky denně, aby si je přečetli, odpověděli na jejich e-maily a nechali svou doručenou poštu po zbytek dne uzavřenou a odtud se podle potřeby upravovali."
Justin Lavelle, ředitel komunikace společnosti BeenVerified, doporučuje kromě časového blokování, aby zůstal na vrcholu denních e-mailů, vyčlenit čas na údržbu doručené pošty jednou týdně. „Vyberte si každý týden čas, aby se vaše schránka udržovala. Chraňte čas tak, jako byste se chystali na jakékoli jiné důležité setkání, a organizujte se, “navrhuje. "Zametněte irelevantní, archivujte kompletní a upřednostňujte seznam úkolů."
9. Vypněte e-mailová oznámení
I když jste rezignovali na kontrolu e-mailů pouze v předem určených blocích, může být píseň sirény vašeho oznámení doručené pošty příliš velkým pokušením odolat. Pokud je tomu tak, řešení je jednoduché: Vypněte oznámení. "Pokud pracujete v časových blocích, nikdy nepřijdete déle než pár hodin, aniž byste viděli své e-maily, " říká Miller. "Vypněte oznámení, protože vás budou odvádět od toho, abyste na svém stole dělali to, na čem v současné době pracujete."
Pomocí funkce Inbox Pause od společnosti Boomerang se můžete stát zodpovědnými. Siksnans umožňuje e-mailům přicházet pouze dvakrát denně v konkrétních časech, kdy jim může věnovat pozornost.
10. Squeeze in Mindless E-mailové úkoly během výpadku
Zajistěte, aby e-mailové účty byly účinně synchronizovány s telefonem, a pomocí nečinných okamžiků proveďte rychlé vyčištění doručené pošty. "Mnoho zpráv, které dostanu, nevyžadují přímou akci, " říká Ben Taylor, zakladatel HomeworkingClub.com. "Nevyžádanou poštu lze smazat, podat další věci a vy se s nimi můžete vypořádat právě ve chvíli, kdy jste ve dvouminutové frontě supermarketů."
