Zde je smutná realita: Manažeři tráví kdekoli od 35% do 50% svého času na schůzích, a přesto vedoucí pracovníci považují více než polovinu těchto schůzek za selhání.
To není tak šokující. Až příliš často se ocitneme v brainstormingu, který je jen trochu příliš dlouhý nebo nedostatečně dlouhý, nebo matoucí, frustrující nebo naprosto neproduktivní.
Samozřejmě existuje několik řešení. Mohli bychom to zrušit. Mohli bychom přeplánovat. Mohli bychom proměnit schůzku v řetězec e-mailů nebo na Slackovu diskusi.
V některých případech to jsou všechny vhodné kroky. Ale někdy se musíme skutečně snažit pochopit, kde naše schůzky zaostávají, a aktivně pracovat na jejich nápravě. Protože přece jen nemůžeme odmítnout setkat se s lidmi vůbec - nic by se nestalo.
Pokud hledáte viníka, zeptejte se sami sebe na tyto otázky a použijte tyto tipy pro efektivnější jednání v práci:
Otázky 1-3 před zasedáním
Ano, vaše schůzka může selhat ještě před jejím zahájením. Jakmile o tom pozvánku pošlete, měli byste o tom přemýšlet.
1. Cítíte se připraveni?
Jsou všechny vaše materiály nastaveny? Existuje plán, jak bude schůzka probíhat? Je k dispozici a rezervována konferenční místnost?
Váš největší přítel bude program - bez něj nemůžete mít skvělé setkání.
Další důležitou věcí, kterou musíte předem připravit, je váš cíl setkání. Zeptejte se sami sebe (a možná si to napište): „Co bych chtěl dosáhnout?“ Mohlo by to být něco malého, jako je aktualizace vašeho týmu, nebo velké, jako je vymyslet strategii ke zvýšení zapojení uživatelů. Zajistěte, aby všichni byli na tento cíl zarovnáni, takže se v jedné krátké relaci nesnažíte pokrýt konfliktní myšlenky.
„Musíte mít sekci s požadovaným výsledkem, která je jiná než agenda, “ říká Devanté Lewis-Jackson, manažerka prodeje na středním trhu v Museu. „Program pojednává o tom, co se bude během setkání odehrávat, ale požadovaný výsledek buduje konsenzus o tom, co musí být učiněno před skončením schůzky. To pomáhá zejména tehdy, když konverzace vykolejí kolem témat agendy. “
2. Cítí se ostatní lidé připraveni?
Ne každé setkání, které provozujete nebo navštěvujete, bude vyžadovat, aby si lidé předem zkontrolovali, vyplnili nebo získali materiály. Pokud ano, vřele doporučuji zajistit, aby měl každý dostatek času a prostředků k tomu (opět použijte tuto agendu!).
Ale často vytváříme schůzky před zvážením kontextu a transparentnosti. Výsledkem je, že lidé přicházejí do konverzace ve špatném prostoru nad hlavou. Vezměte si například někoho, kdo je nový a má nulové pozadí v historii vaší společnosti. Nebo někoho, kdo se účastní sprintu a nikdy předtím nepracoval s inženýrským týmem. Pravděpodobně se toho ze schůzky moc nedostanou ani nepřispějí žádnými hodnotnými poznatky, nebo mohou diskusi vypustit se svými přestávkami.
Než se tedy vydáte, zeptejte se sami sebe na následující:
- Ví každý, proč toto setkání máme?
- Ví každý, proč byli konkrétně pozváni na toto setkání?
- Jsou všichni aktuální v tom, o čem budeme diskutovat na tomto setkání?
- Zná každý ostatní na tomto setkání? Pokud ne, co musí vědět?
- Existuje nějaké napětí mezi lidmi, které mohou bránit pokroku na tomto setkání?
Pokud odpověď zní ne, můžete osobu (nebo lidi) buď vytáhnout stranou, nebo jim rychle zaslat e-mail, abyste jim poskytli nějaké informace o pozadí.
3. Jsou lidé nadšeni?
Je zřejmé, že nikdo nebude skákat nahoru a dolů při pomyšlení na vaše setkání, pokud nedržíte jednoho pro mazlení štěňat (v tom případě se musím zeptat, kde se moje pozvání ztratilo).
Ale váš tým by se k tomu měl cítit nějakým způsobem a doufejme, že více k pozitivnímu emocím. Nemusí být u vytržení, aby chatovali čtvrtletní výdělky, ale mohou se ulevit, když se konečně dostanou do kontaktu s důležitými informacemi nebo mají prostor k položení svých pálivých otázek.
Pokud zasténají - a jejich sténání nemá nic společného s nenáviděnými schůzkami a se vším, co souvisí s tímto konkrétním druhem schůzek - kopejte trochu hlouběji. Je možné, že se jedná o opakování předchozí konverzace, a tím i ztrátu času, nebo se někteří členové cítí nepřipraveni, nebo je někdo vyloučen a každý z toho naštvaný. Je dokonce možné, že váš tým je zaplaven a nemá šířku pásma a energii, aby mohl sedět přes hodinovou prezentaci. Bez ohledu na to, odkud pochází negativní energie, musíte ji před vstupem do místnosti řešit.
Otázky 4-7 Během schůzky
To, že jste se správně připravili, neznamená, že máte jasno. Aby bylo zajištěno, že vše proběhne hladce, musíte v tuto chvíli vědět několik věcí.
4. Zasáhnete všechny nejdůležitější body?
Přišli jste s prací, kterou musíte udělat - odpovězte na otázku, vymýšlejte nápad, nastíňte nový proces, cokoli. Známka dobrého setkání je taková, která toho dosahuje v mezích vašeho časového limitu.
To je docela jednoduché. Sledujte svůj program na T (nebo alespoň co nejblíže). Každých 10-15 minut se ujistěte, zda jste stále na téma. Pokud ne, nasměrujte konverzaci zpět a souhlaste s tím, že přidáte špendlík do jakéhokoli tečna, na kterém jste byli později. Souhlasíte s tím, že znovu prohlédnete vše, co jste zmeškali, buď offline nebo na jiné schůzce (a přiřaďte tento úkol někomu v místnosti). Nepokračujte, pokud se všichni ostatní nedohodnou na delší schůzce. Trvá-li více času lidí, je pro ně obtížnější dodržovat další důležité termíny, které jste jim mohli stanovit.
"Celým bodem schůzky je rozhodnout se o něčem a o tom, kdo / jak / jak je akce provedena, " říká Heatherlyn Nelson, vedoucí kanceláře Office v The Muse. "Jednoduše řečeno, pokud nemůžete přijít s věcmi, které lze napadnout, nebo s rozhodnutími, neudělejte schůzku."
5. Platí všichni (nebo alespoň většina z nich) pozornost?
Získání 100% publika, aby se na vás všechny dívalo, telefony dolů, na okraji jejich sedadel, je pravděpodobně úsek (po tom všem jsme snadno rozptýlení lidské bytosti), ale téměř všichni by vás měli poslouchat téměř všechny čas.
To, aby lidé poslouchali, vyžaduje z vaší strany trochu úsilí. Mějte věci krátké a sladké. Nastínit další kroky. Používejte snadno čitelné a srozumitelné vizuální prvky. Zakázat notebooky (pokud můžete).
To je skvělé čtení, proč nikdo na vašich schůzích neposlouchá - a jak to opravit.
6. Jsou lidé kladení otázek a dostávají odpovědi?
Řekl bych, že je vzácné mít schůzku, kde se nikdo neptá na jednu otázku. Pokud tomu tak je, lidé pravděpodobně nevěnují pozornost a pravděpodobně se vás zeptají na spoustu otázek poté, co se schůzka zalomí (a budete si muset přečíst č. 5).
Ale stejně důležité je mít angažované publikum, je také důležité skutečně řešit jejich obavy. Až příliš často říkáme „k tomuto bodu se dostanu později“ nebo „slibuji, že na to odpovím na konci“ a nikdy se k tomu nevrátím. Ujistěte se tedy, že pokrýváte všechny své základny, i když to znamená, že jejich otázku zapíšete nebo požádáte, aby ji na konci prezentace opakovali.
Mějte na paměti, že mohou existovat i jiné důvody, proč se lidé neptají. Možná jste vytvořili prostředí, možná neúmyslně, kde se necítí dobře. Nebo možná lidé tak debatou vyhodí, že si nejsou jisti, kde začít s kladením otázek, a v tom případě jste si pravděpodobně nechali dát jim kontext (radu č. 2).
7. Existuje významný vzor některých lidí, kteří mluví (nebo vůbec nemluví)?
Pravděpodobně jste pozvali všechny do místnosti, protože jste chtěli jejich názor nebo příspěvek k projektu - a v konečném důsledku budou nápady a akce, které vycházejí z vaší schůzky, silnější a vyrovnanější, pokud se všichni účastní. Takže chcete zajistit, aby všichni přispívali alespoň jednou v průběhu svého společného času.
Teoreticky to zní skvěle, ale není to vždy realita. Někteří lidé jsou hlasitější a sebevědomější než jiní, jiní jsou na vyšších pozicích moci než jiní a někteří lidé se necítí tak zahrnutí nebo respektovaní jako jiní v místnosti. Příklad: Výzkum ukazuje, že u žen je větší pravděpodobnost, že budou v rozhovorech přerušeny než muži.
Zkuste být tím správným druhem diskuse. Vypněte tulácké spolupracovníky. Nepřerušujte to. Vydržte pro lidi, kteří jsou přerušeni. Volejte na lidi, kteří toho mnoho neřekli, nebo kteří se mohou stydět. To platí zejména pro vzdálené lidi, kteří nejsou fyzicky v místnosti.
Nezapomeňte také, že spadáte do této kategorie, dokonce i jako organizátor schůzky! V některých případech má smysl být osobou, která mluví nejvíce, ale i tak byste se měli ujistit, že všechny hlasy v místnosti jsou slyšeny a zesíleny. (Zde je několik rad, jak zabránit tomu, aby se potuloval a rozpoznal, když mluvíte příliš mnoho.)
Otázky 8-10 po schůzce
Téměř tam! Pokud chcete, aby vaše schůzky byly pokaždé homerunem, zvažte níže uvedené.
8. Přijímají všichni další správné kroky?
Můžete říct, kdy schůzka šla špatně, když všichni opustili místnost a odešli dělat věci přesně tak, jak jste nechtěli , aby to udělali.
Vyhněte se tomu přímým a jasným popisem dalších kroků. Před přerušením se obraťte na následující:
- Co je třeba udělat?
- Jak se musí udělat?
- Kdy je třeba to udělat?
- Kdo za to bude zodpovědný?
- Kdo bude dohlížet na jeho úspěch?
9. Byl dosažen větší účel schůzky?
Zdá se, že lidé jsou více motivováni k tomu, aby si to později udělali? Zdá se, že pracují efektivněji? Existuje méně zmatek nebo méně otázek? Dosáhli jste svého původního cíle? Je pravděpodobné, že pokud je odpověď ano, udělali jste v pořádku (a pokud odpověď zní ne, přečtěte si výše uvedené oddíly a zjistěte, kde jste se pokazili).
10. Cítili se také ostatní lidé jako produktivní setkání?
Odděluji tuto otázku od výše uvedeného, protože to vyžaduje, abyste se skutečně ptali lidí, jak se cítili na setkání, spíše než předpokládali.
Je důležité získat přímou zpětnou vazbu (zejména jako manažer). Je možné, že jste cítili, že schůzka odešla bez problémů, ale všichni ostatní nesouhlasí - slyšení, které vám pomůže vyřešit, proč to nebylo úspěšné a jak můžete příště udělat lepší. Jistě, nemůžete se zeptat každého pokaždé, když se seznámíte s tím, jak to šlo, ale pokud to uděláte jednou za čas, zajistíte, že jste na správné cestě.
Nikdo nemá rád schůzky, tak proč je zapáchají? Řekněte si tyto otázky přímo a je mnohem méně pravděpodobné, že vaše schůzky selhají.
